Gestaltung und Format eines Briefbogens
Die grafische Ausgestaltung eines Briefbogens, etwa mit einem Logo, dient
gleichzeitig auch als Wiedererkennungswert oder Werbecharakter einer Firma. Man bezeichnet dies auch als Copyright Identity. Identity steht für Identität oder auch Gleichheit.
Neben der grafischen Ausgestaltung des Briefbogens hat man dem Papier ein bestimmtes Format bzw. Größe zugewiesen. In Deutschland, wie auch in anderen Ländern gibt es bestimmte Normen nach DIN, welche die Größe des Formates eines Geschäftspapiers vorgibt bzw. empfiehlt und auch beachtet werden sollte. Denn am Ende soll ja der Brief auch in einer entsprechenden Falz problemlos in das Format des Briefumschlages passen.
Für Briefbögen oder Geschäftspapiere wird das Format DIN A4 angewendet.
Das DIN A4 Format entspricht einer Größe von 21 x 29,7 cm. Für die Aufteilungen von Textbausteinen wie Adressen, Absender und andere Firmendaten gibt es eine weitere Richtlinie, die wiederum einer bestimmten Norm
unterliegt. Für Geschäftsbriefbögen ohne Fensterhüllen wird DIN 676 empfohlen und bei Briefbögen mit Fensterhüllen DIN 680.
Das Layout für einen Briefbogen selbst erstellen
Für die Erstellung eines Briefbogen sind Grundkenntnisse in der Textbearbeitung notwendig und PC Kenntnisse und ein entsprechendes Textverarbeitungsprogramm Vorraussetzung. Mit Hilfe der entsprechenden DIN Norm (DIN 676 oder DIN 680 für Fensterhüllen) hat man recht schnell ein Grundlayout für den zukünftigen Brief- oder Geschäftsverkehr erstellt. In dieser Norm sind die Maße für die genaue Platzierung von Logo, Faltmarken, Postanschrift des Absenders usw. fest vorgegeben. Wem das alles zu kompliziert klingt oder ist, dann gibt es auch Abhilfe. Die meisten Textverarbeitungsprogramme, wie Word oder das kostenlose Open Office haben schon Formatvorlagen und Designs vordefiniert. Diese kann man einfach unter dem entsprechenden Menüpunkt im Programm aufrufen.
Pflichtangaben auf einem Briefbogen
Die gestalterische Freiheit obliegt zwar dem Designer, jedoch werden einem Unternehmer auch Vorschriften auferlegt, die bei der Korrespondenz zwischen Vertragspartnern eingehalten werden müssen. Auf einem Geschäftsbrief müssen demnach Pflichtangaben gemacht werden. Diese gesetzlichen Vorgaben gelten für Rechtsformen, die mit einer Handelregisternummer im Handelsregister eingetragen sind.
Beispiel: Ein im Handelsregister eingetragener Einzelkaufmann muss gem. § 37 a HGB folgende Angaben auf seinem Geschäftsbrief machen:
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Die Nummer sowie das Registergericht, unter der die Firma im Handelsregister eingetragen ist |
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die Firma in Gleichform mit der im Handelsregister eingetragenen Formulierung |
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den Ort seiner Handelsniederlassung |
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der Rechtsformzusatz „eingetragener Kaufmann“, „eingetragene Kauffrau“ oder eine eindeutige Abkürzung dieser Bezeichnung wie zum Beispiel
e.K. oder e.Kfr. |
Briefbögen online erstellen und drucken lassen
Das Internet macht es möglich, leider auch zum Nachteil von ansässigen Werbeagenturen. Soweit es die eigenen Kenntnisse in Gestaltung zulassen, kann man seine Vorlage für die Geschäftspapiere am PC erstellen und kostengünstig in größeren Auflagen über eine Onlinedruckerei drucken lassen. Wer allerdings mehr Wert auf professionelle Gestaltung legt und ein Copyright Design bevorzugt, sollte sich von einer Werbeagentur beraten lassen. Professionelle Werbeagenturen wissen genau worauf es bei der Entwicklung von Firmenlogos, Werbebotschaften und der Gestaltung von Geschäftspapieren und anderen Werbemitteln ankommt. Gerade, wenn es um eine Existenzgründung oder Firmenpräsentation geht, ist es wichtig, sich von Anfang an mit einem einprägsamen Öffentlichkeitsbild zu präsentieren.
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